Todo empleado, líder o empresa en general desea dominar la técnica de llevar a cabo reuniones o encuentros más productivos. Según el proveedor de reuniones en línea Fuze, se pierden aproximadamente 37.000 millones de dólares al año en reuniones ineficaces.
Llevar a cabo estos encuentros de manera remota han agudizado muchos eslabones débiles de comunicación en las empresas.
Las reuniones pueden tener una mala reputación de que son una pérdida de tiempo, pero esto puede ser visto de tal manera cuando se usa para solo «compartir información». Cuando se reúne a todo un equipo es vital no únicamente exponer información, se pueden generar nuevas ideas, tomar decisiones importantes o solucionar un problema.
Aunque no todos tengan conocimiento de cómo poder gestionar una buena reunión, cualquiera puede aprender a hacerlo bien en el trabajo remoto.
¿Cómo comenzar a llevar a cabo reuniones o encuentros más productivos?
Para empezar cualquier encuentro dentro de la empresa debe ser eficiente, pero sin olvidar ser eficaz, o sea, reunir a las personas para un propósito específico.
El propósito de todo acercamiento es lo que verdaderamente determinara que tan productivo es agendar una conversación. Es bueno conocer que pautar una reunión no es la única forma de colaborar, preguntarse ¿Esto amerita un encuentro? Antes de programarla, puede ayudar mucho a que sea más útil.
La mayoría de los trabajadores quieren menos reuniones en sus calendarios programadas, sí, esto significa que debes evitarlas. Saber cuándo es necesario juntarse o simplemente emplear un canal de comunicación para compartir la información es clave.
Programar en la agenda la reunión
Toda organización debe contar con una agenda, herramientas como Google Calendar pueden ayudarte con esto. Cuando ya tengas un buen propósito para llevar a cabo tu reunión, hay que agendarla con los puntos a tratar.
“Me gusta recibir un correo electrónico con objetivos o expectativas antes de una reunión para estar preparada”.
- Farah Jaffer, Clinical Innovation Deployment Leader en Kaiser Permanente.
Este tipo de acciones pueden ayudarte a mejorar en muchos sentidos, como comenzar las reuniones a tiempo. Es recomendable asignar los roles de los participantes antes de iniciar, además de que cada 10 minutos conversando, se debe controlar o involucrar más a los asistentes.
La duración es muy importante
Todo encuentro debe durar lo estrictamente necesario, las reuniones largas pueden generar cuadros de estrés. La neurociencia ha demostrado que la capacidad de atención, en estos casos, es de unos 40 o 50 minutos máximo, lo ideal es que duren mucho menos.
¿Necesitas saber cómo disminuir el agotamiento y estrés laboral en los talentos de tu empresa? Visita el artículo en el que hablamos sobre el tema.
Debemos prepararlos a todos para escuchar activamente en el encuentro
Ya cada participante tiene su rol, conocemos el día y el tiempo que tardará la reunión aproximadamente, ahora solo falta aprovecharla más preparando a las personas con la escucha activa o empatía compartida. Es una técnica de comunicación que propone que los oyentes vivan, asimilen y logren captar toda la información del orador.
Esta técnica debe ser preparada con antelación con los siguientes puntos claves:
- Garantizar la comodidad de los participantes: creando un ambiente cómodo, usando herramientas de comunicación digital ligeras o simples de usar.
- Pensar en el momento óptimo para empezar: en la mañana las personas tienen mucha más energía de lo normal.
- Relajar a los participantes con un buen rompehielos: alguna conversación que alivie posibles tensiones, un registro de las actividades en la semana o hablar un poco sobre el día de todos puede funcionar.
- Evitar tener tantas distracciones: como los teléfonos que estén fuera del alcance, si no son utilizados para participar en la reunión.
No olvidarnos de las buenas prácticas
Si existe algún moderador, que sería siempre lo ideal, es bueno que recalque las buenas prácticas para las reuniones. Las normas de convivencia son importantes, desde desactivar el micrófono al no tener la palabra, hasta incluso ser puntual.
La empatía y la educación son las bases de una colaboración exitosa, la retroalimentación o el feedback es bueno, pero se debe hacer con respeto y en los espacios indicados.
Concluye tus reuniones o encuentros con objetivos claros e inspirando al equipo
Muchas de las reuniones son agotadoras, optimizarlas para lograr que los talentos queden con ganas de más o inspirados es el objetivo. Deben ser realistas y dejar claro todos los pasos a seguir, si se puede accionar al culminar varios de ellos, mucho mejor.
La técnica de sintetizar y lograr resumir los puntos claves en notas, que sean accesibles para todos los asistentes luego, ayuda a agilizar y refrescar lo que se mencionó. Incluso las reuniones se pueden grabar en formato de video o audio y enviarla a un canal digital de comunicación interno.
Tener las formas de ir chequeando que se cumplen los objetivos pautados, asignar fechas límite y ser detallistas influye mucho en el éxito de cada reunión. Los encuentros exigen tiempo e ideas creativas a los talentos, por eso los ambientes deben ser ideales, además de ser bastante inclusivos. Todo lo mencionado te ayudará a que todas tus reuniones sean muy inspiradoras y mucho más valiosas.
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