Trabajo Remoto La gestión exitosa de proyectos con equipos remotos

La transformación digital ha cambiado significativamente las relaciones humanas, tanto las relaciones sociales como las culturales, económicas y laborales.

La presencia en todos los ámbitos de las tecnologías de la información y de la comunicación (TIC) ha acercado muchísimo a las personas, ha dado un acceso inaudito a informaciones y contenidos provenientes de los más lejanos confines del planeta y ha globalizado la acción económica, el quehacer de las empresas, y con ellas, o por ellas, también ha generado nuevas modalidades de desempeño laboral como el trabajo a distancia.

Un trabajo remoto que, además de los beneficios que reporta para el trabajador, en términos de flexibilidad, integración familiar y autonomía, hace posible que:

1) Las organizaciones puedan contratar el mejor talento humano disponible, independientemente del lugar del mundo donde se encuentre.

2) Les permite hacer grandes ahorros en materia de infraestructura, oficinas, operaciones, insumos, etc.

3) Y adicionalmente, supone un importante beneficio para el mejoramiento ambiental, al reducirse la transportación de personas, lo que favorece el descongestionamiento de las ciudades y su descontaminación.

Ahora bien, para que tenga éxito la gestión remota de los equipos de trabajo o de proyectos, pues para que operen bien estos equipos es requisito sine qua non manejarlos dentro de la metodología de gestión de proyectos, cabe considerar algunas cosas:

La gestión humana

Toda gestión de recursos humanos tiene sus complejidades. La selección de los miembros de un equipo, la asignación de recursos, tareas y/o responsabilidades, los flujos de información y comunicación, los procesos de control y supervisión, los tiempos de entrega, etc.

No obstante, cuando se trata de equipos remotos de trabajo, el cuidado y la atención a estos aspectos ha de ser aún mayor.

- Establece con precisión las especificaciones del cargo o los cargos que el proyecto reclama.

- Haz todas las entrevistas que necesites. No tengas miedo de preguntar lo que necesites saber. Utiliza pruebas, videoconferencias y todos los recursos que creas necesarios para conocer a quienes trabajaran contigo.

- Revisa los curriculums y las referencias con detenimiento. Compruébalas. Evita contrata a personas sin constatar la veracidad de las mismas.

- Descarta a aquellos que se ofrecen para todo, no suelen ser los mejores.

- Y recuerda, al contratar obtienes lo que pagas, es decir, que la calidad del talento que consigas en buena medida dependerá de la inversión que estés dispuesto a hacer para lograrlo.

2) Establece la primera reunión, explica con detalle la naturaleza del proyecto y precisa la agenda. La primera reunión es crucial. Allí, de ser posible, debe quedar todo claro. Las características y especificaciones del proyecto en cuestión y hacia donde debe dirigirse el equipo en términos de objetivos, alcance, responsables y líneas de tiempo.

Objetivos

Los objetivos son los resultados deseados que se esperan alcanzar con la ejecución de las actividades que integran un proyecto. Estos son generales y específicos y deben ser medibles o cuantificables.

Alcance

El alcance supone los procesos necesarios para garantizar el cumplimiento de los objetivos, basándonos en la estructura de descomposición del trabajo, qué se puede hacer, y que no se puede hacer. Es muy importante que el alcance del proyecto esté bien definido, documentado y controlado, pues de lo contrario se puede incurrir en el “Síndrome del lavadero” que es el aumento de costos o la pérdida de la eficiencia por la incorporación de cambios no contemplados en el proyecto original.

Responsables

El gerente del proyecto es el responsable final, pero puede haber responsables por áreas o partes del mismo. Es fundamental que esto quede claro a la hora de hacer seguimiento y control de las actividades.

Líneas de tiempo

Todo ello enmarcado dentro de líneas de tiempo. Cada tarea, cada proceso, debe tener su tiempo de ejecución, a fin de que no atrase el trabajo de las demás áreas y del proyecto como un todo.

3) Sin abusar de ella, haz de la comunicación tu mejor recurso. Los correos electrónicos, los chats de mensajería instantánea, las reuniones por videoconferencia son recursos muy valiosos para todo gerente de proyecto.

Es importante que estés en contacto con tu equipo, que hagas seguimiento del trabajo y que puedas intervenir y apoyar a la hora de las dificultades, los cuellos de botella o imprevistos.

Cultiva la cercanía, la empatía y un afecto sano por tu equipo. Fomenta el espíritu de cuerpo y el compromiso de todos, en buena medida el éxito de tu proyecto dependerá de ello.

4) Sé flexible con los horarios de trabajo. Lo que valen son los resultados. Permite que tu gente trabaje en distintos momentos del día, obviamente sin incumplir las entregas. 

El tener personas trabajando en distintos husos horarios puede representar en muchos casos una ventaja más que un hándicap, siempre que haya una buena disposición y actitud colaborativa por parte de todos.

5) Documenta los avances y las reuniones. Mantén a todos al tanto de lo que se va logrando y de lo que se acuerde en las reuniones. No des nada por sentado, escríbelo y notifícalo.

La comunicación escrita es esencial para el éxito en los equipos remotos. Y lógicamente, publica actualizaciones semanales de los logros.

6) Y muy importante, asegúrate que se tomen decisiones. Así como se va avanzando con el proyecto, así mismo deben irse tomando diferentes decisiones, no solamente las que te correspondan a ti como líder del proyecto, sino las que competen a tus subordinados, responsables de áreas y/o de tareas.

Las Herramientas

Echar a andar un proyecto, del tipo que sea, presencial o remoto, implica siempre cumplir con 5 etapas o pasos: Iniciación, Planificación, Ejecución, Seguimiento y control, y Cierre, y para llevarlas a feliz término es fundamental contar con herramientas tecnológicas.

Sin ellas, difícilmente pueden los equipos remotos alcanzar los resultados que se espera de ellos. Y lógicamente el gerente de proyectos que quiera destacarse en estos menesteres debe ser un avezado usuario de las herramientas digitales.

Herramientas digitales que podemos agrupar en 3 categorías:

1) Herramientas para la gestión de proyectos.

Se trata de herramientas que permiten:

- Gestionar los flujos de trabajo desde cualquier equipo o dispositivo móvil.

- Conocer las tareas en curso, su fecha de entrega y los colaboradores involucrados.

- Comunicarse entre distintos miembros del equipo sobre aspectos concretos del trabajo en curso.

- Gestionar de modo ágil, a través de recordatorios, aspectos del proyecto, como plazos de entrega o nuevas tareas.

- Modificar calendarios y planes.

- Incorporar documentos y compartirlos online.

- Debatir ideas entre miembros del equipo que quedan reflejadas por escrito y no se pierden en reuniones.

- Conocer en tiempo real los grados de ejecución de las tareas y poder tomar decisiones en casos de cambios o incumplimientos como en el Síndrome del lavadero.

- Y permitir, entre otras cosas, el manejo de diagramas de flujo como el Diagrama de Gantt, ampliamente utilizado en la organización científica del trabajo.

Herramientas con un enorme potencial para atender otros asuntos como la coordinación interna, e incluso para el desarrollo de esfuerzos web como los desplegados en las campañas de marketing digital.

Entre las herramientas más usadas para la gestión de proyectos destacan: Slack, Trello, BaseCamp, Asana, Wrike, Jira, Monday y muchas más.

2) Herramientas de comunicación.

La gestión de proyectos, y en especial la de equipos remotos, depende en buena medida de la mejor comunicación que pueda darse entre sus miembros, tanto para la productividad como para la necesaria cercanía personal entre colaboradores.

Para ello hay todo un arsenal digital a disposición, para llamadas, videollamadas, mensajería instantánea, videoconferencias, intercambio de fotos y documentos, aplicaciones que son de uso cotidiano para cerca de mil millones de personas.

Entre ellas vale mencionar: WhatsApp, WeChat, Telegram, Line, Skype, Hangouts, Facebook Messenger

3) Herramientas ofimáticas y colaborativas.

En este punto huelgan las palabras, solo resta mencionar a los poderosos sistemas operativos y sus suites ofimáticas de los grandes titanes de la industria digital, de todos conocidos: Microsoft, Google y Apple.

Los riesgos y dificultades

Todas las actividades humanas en alguna medida conllevan riesgos, complejidades y dificultades y la gestión de recursos humanos no está exenta de ellos, independientemente que se trate de equipos de proyectos presenciales o remotos. Lo importante es identificarlos y poder conjurarlos.

Claro está, los equipos de trabajo remoto están expuestos a riesgos distintos de los que afectan a los equipos de trabajo presenciales. A continuación hablaremos de los principales riesgos que afectan a la gestión remota de proyectos.

1) Problemas con la arquitectura de red. Los equipos remotos de proyecto son muy susceptibles a las interrupciones y debilidades relacionadas con la arquitectura de red. Contar con una red robusta hace la diferencia entre poder cumplir con los compromisos del proyecto o no poder hacerlo. Una red no robusta es una espada de Damocles que puede dar al traste con todo el proyecto.

2) Deficiencias en la provisión de servicios. Es clave tener una sólida arquitectura de red, pero también es muy necesario tener un proveedor de servicios digitales competente que nos ofrezca un servicio presto y oportuno, que nos permita tener un buen plan para la capacitación e incorporación de nuevos colaboradores al equipo.

3) Poca calidad y seguridad de las conexiones. Es importante contar con conexiones cifradas a través de protocolos SSL (Secure Socket Layer) y TLS (Transport Layer Security) y poder lograr conexiones de baja latencia, mediante el uso de CDN (Content Delivery Network)

4) Otros bemoles que afectan a la gestión de equipos remotos tienen que ver con la integración de equipos poco semejantes entre sí, que se hallen en husos horarios muy diferentes, con culturas laborales poco cercanas y que trabajen bajo marcos legales y/o modalidades contractuales distintas.

Ello sin duda puede convertirse en todo un dolor de cabeza para el gerente de proyectos, pero son dificultades que se pueden solventar si buscamos conformar equipos no tan disímiles entre sí, no tan dispares, bien por ejemplo con colaboradores de los países de Ibero América, o con trabajadores de los pueblos de cultura anglosajona, o bien con personas de los países de la Europa Central.

5) Y lógicamente, a no olvidar, la pérdida de motivación. Cuando se trabaja en remoto, sin la interacción personal con otros colaboradores en un mismo espacio físico, el empleado puede empezar a sentirse desconectado, aislado, falto de esa motivación que se contagia en los grupos cuando se comparten afectos, esfuerzos y expectativas. Todo puede llevar a una desvinculación.

Y frente a ello, el buen gerente de proyectos puede hacer mucho, cuidando mantener una actitud cercana, empática y proactiva con todos, generando y fortaleciendo las expectativas que impulsan al logro en común.

Aquí, son de gran ayuda las tecnologías de la información y la comunicación (TICS), pues la interacción cara a cara permite forjar conexiones personales más fuertes y profundizan los compromisos y el sentido de manada entre los miembros del equipo.

Las oportunidades

Ya para cerrar, hablemos de las oportunidades. La transformación digital que vive nuestro tiempo ha hecho que todo lo que antes parecía distante y lejano, hoy lo sintamos cerca y a la mano.

Podemos mantener fuertes vínculos y relaciones con personas que viven al otro lado del planeta. Las distancias se han reducido. Como dijera Marshall Mc.Luhan hace 50 años, sin siquiera imaginar el uso masivo de las computadoras, la web y el internet de las cosas (IoT) el mundo se ha convertido en un pequeño pueblo (Global Town).

Y ese acercamiento digital de lo remoto ha alcanzado todos los ámbitos de la vida, incluido el laboral. La gestión de proyectos con equipos de trabajo remoto es una realidad que llegó para quedarse y las oportunidades están para ser aprovechadas.

Entre las indiscutibles oportunidades, o mejor decir bondades, que ofrece la gestión remota de proyectos destacan:

1) Se puede reunir al mejor equipo de colaboradores para un proyecto, independientemente del lugar donde se encuentren.

2) Es posible contratar recursos humanos de primera línea en distintas latitudes por mucho menos dinero del que requeriría contratarlos en los países donde están las organizaciones.

3) Se reducen los costos de infraestructura, oficinas, mobiliario, insumos, etc. de las empresas de manera importante.

4) Se fortalece la responsabilidad social empresarial tras reducir la movilización de las personas a y de los sitios de trabajo, lo cual favorece la descongestión y descontaminación de las ciudades, y contribuye con el cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de la Organización de las Naciones Unidas.

5) Se mejora la calidad de vida de los trabajadores, tanto en lo personal como familiar y laboral, al permitirles trabajar a distancia, al punto de aumentar hasta en un 50% la retención del talento, según la Harvard Graduate School of Design.

6) Se reduce el ausentismo y los permisos por enfermedad.

7) Se favorece la incorporación de personas de grupos desfavorecidos o con necesidades especiales al empleo.

8) Se reduce la discriminación laboral por concepto de raza, sexo, religión u orientación sexual.

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