El objetivo principal de todas las herramientas es equiparar esfuerzos, para que el trabajo a distancia sea lo más similar posible al trabajo de oficina en cuanto a productividad y comunicación.
Esta modalidad de trabajo remoto se ve cada vez más normal luego de la pandemia, aporta muchos beneficios, y también ciertos problemas únicos.
«El 88% de las organizaciones, en todo el mundo, hicieron obligatorio o alentaron a sus empleados a trabajar desde casa después de que el COVID-19 fuera declarado pandemia.»
– Gartner
Los beneficios conocidos del trabajo a distancia, como la comodidad de estar en casa, menos estrés, la mejora en la gestión del tiempo, hacen que sea tendencia. Todas estas virtudes deben ser acompañadas con las herramientas adecuadas, para lograr efectividad, confiabilidad y seguridad.
Evitando la falta de conexión humana, teniendo en cuenta que todos los empleados están dispersos en diversas ubicaciones, las empresas apuntan a mejorar su comunicación y productividad con este tipo de instrumentos:
Herramientas para la gestión de proyectos
Existen una gran variedad de sistemas gestores de proyectos, para el trabajo o incluso para organizar tus vacaciones.
La programación de proyectos, asignación de recursos, comunicar el estado actual y este tipo de tareas se llevan a cabo con herramientas de gestión. Estas pueden ser bastante útil:
- Monday: integradora, colaborativa y adaptable. También tiene fácil acceso, aplicación móvil y puedes medir la carga de trabajo de cada uno de los miembros.
- Asana: muy colaborativa. Facilita la coordinación al realizar las tareas asignadas y permite compartir comentarios, archivos o hasta actualizaciones de estado. No es muy fuerte con sus atajos de teclado.
- Trello: bastante conocido, no solo por empresas y talentos, incluso para el uso personal y la organización de muchas tareas cotidianas. Es muy accesible, pero no tan vigoroso para gerentes de proyectos.
- Basecamp: usado en su mayoría por agencias por su funcionalidad simple, facilita bastante la comunicación con clientes y una buena libertad para compartir ideas en sintonía con las conversaciones durante el proyecto.
Software de mensajería, pantalla compartida o videollamadas
Es un importante instrumento para toda o empresa, se emplea regularmente para intercambiar ideas o visualmente discutir en equipo sobre cualquier tema. Algunas de estas son:
- Slack: una aplicación de mensajería que puede representar tu sede digital, tiene una interfaz amigable y se puede integrar con muchas aplicaciones, incluso con Google Calendar para actualizar tu estado (reuniones o eventos pautados).
- Google Meet: plataforma de videoconferencias, bastante integrada con las otras aplicaciones de Google como Drive o Calendar. También ofrece y presume de mucha seguridad.
- Zoom: una aplicación de llamadas grupales bastante conocida, ofrece calidad en sus videos, sencillez y es ideal para reuniones, seminarios o chat con video de manera remota.
- Appear.in: ideal para la colaboración por video, solo se necesita crear un enlace de sala y compartirlo mediante correo o cualquier chat. No necesitas registrarte o descargar nada.
Herramientas para el almacenamiento en la nube
La colaboración en remoto siempre necesitará de almacenar y compartir documentos, algunos son lo suficientemente grandes como para no ser enviados directamente por herramientas de mensajería, para eso es mejor usar:
- Google Drive: mantiene tus archivos de manera centralizada y segura. Es comúnmente usada por los talentos remotos para almacenar documentos, hojas de cálculo o diapositivas de manera sencilla.
- Dropbox: se puede compartir, sincronizar y colaborar con documentos almacenados en la nube, facilita la gestión de archivos grandes, esos que no se deben enviar por correo.
- Amazon Drive: es de fácil acceso a todo el contenido desde cualquier dispositivo, ofrece mucha seguridad y posee una variedad de planes de almacenamiento.
Y algunas más específicas para talentos como:
Herramientas para la organización de tareas y tomar notas
Aunque suele funcionar en algunos casos, dejar notas en la nevera, escritorio o pantalla del ordenador no es del todo confiable, por eso es bueno conocer de aplicaciones para recordatorios como:
- Google Keep: para llevar con nosotros apuntes, listas, audios y hasta fotos sincronizadas con la cuenta de Google. Puedes utilizar recordatorios que se basen en la ubicación o en alguna fecha en específico.
- Evernote: te permite almacenar información y acudir desde el móvil o el ordenador. Es realmente útil para organizar o recordar todo lo que necesites, desde horarios hasta reuniones de trabajo.
- Google Calendar: es un calendario que te permite añadir eventos y compartirlos con todos los que desees, desde aniversarios, visitas al médico o invitaciones a conferencias. Bastante organizado y simple.
Recursos para la programación de publicaciones en redes sociales
Las redes sociales son un instrumento necesario para todos, el poder programar contenido para no estar el 100% del tiempo distraído en ellas es realmente necesario, algunas de estas herramientas te pueden ayudar:
- Creator Studio: una herramienta de la empresa Meta (antes Facebook), ideal para los Community Manager de páginas de Facebook o cuentas de Instagram, es una buena opción para la programación de post, informes estadísticos y también la unificación de mensajería instantánea de ambas.
- Hootsuite: Es una plataforma que cubre muchos aspectos necesarios para la administración de redes, desde programar contenido hasta incluso medir el ROI, posee además apps y extensiones muy útiles.
- Buffer: permite planificar la publicación de artículos, noticias, imágenes, GIFs en Facebook, Instagram, Twitter, Google+ y hasta LinkedIn. También cuenta con aplicación móvil.
Si deseas conocer las 10 mejores herramientas digitales para la planificación de tareas, tenemos un artículo al respecto.
Herramientas para el diseño gráfico
Dejando atrás los carteles hechos a mano para publicidad, hay una gran variedad de software para ayudarnos a mejorar, regularmente los profesionales optan por:
- Adobe Photoshop: una de las más conocidas herramientas para la edición, retoque y montaje de manera profesional, usado para casi cualquier cosa que tenga que ver con imágenes o fotografías.
- Inshot: es una aplicación disponible para iOS y Android, sencilla y con funciones como edición, cambio de formato, definición y mucho más de manera rápida, todo desde el móvil y de manera accesible.
- Adobe Illustrator: enfocada a los dibujos vectoriales, es un instrumento bastante polivalente y va dirigido al dibujo profesional, la maquetación de páginas webs o hasta diseños cinematográficos.
- Corel Draw: software hecho para usos múltiples, muy bien venerado por los amantes del diseño gráfico, permite cubrir necesidades de maquetación de páginas webs, dibujos y hasta para la impresión.
Conclusiones
Muchas son las herramientas digitales disponibles para utilizar, pero sin duda alguna todas estas podrán aumentar tu productividad y eficiencia si son aprovechadas correctamente. Según Review42, un 99% de los trabajadores a distancia desean continuar trabajando de esta manera en el futuro, las empresas de software lo saben.
Aunque existen un montón de desafíos por superar, el trabajo a distancia llegó para quedarse, tiene un gran potencial en muchos sectores. Cada vez es más posible unificar el software para alcanzar la comunicación efectiva y mantenernos conectados.
Es importante mantenerse conectados, por eso te compartimos algunos casos de éxito de empresas, seguro que con alguna te sentirás identificado.
