En las reuniones laborales puede ser fácil sentirse ansioso o sin palabras para decir. No es necesario ser ruidoso para llamar la atención. Esperamos no se malinterprete, porque no está nada mal intentar resaltar o promover la participación, pero la escucha inteligente también puede ser importante.
“Si asumimos que las personas calladas y ruidosas tienen aproximadamente la misma cantidad de buenas (y malas) ideas, entonces deberíamos preocuparnos si las personas más ruidosas y enérgicas siempre ganan”, comenta Susan Cain en su libro más vendido Tranquilo: el poder de los introvertidos.
Por lo regular nos reunimos con los talentos o equipos para hacer un resumen de los procesos, destacar algo relevante o encontrar soluciones. En juntas suelen salir preguntas como ¿Qué podemos hacer aquí? O ¿Cómo solucionamos esto?
Pero, aunque suene obvio, hablar es una elección, además de ser uno de los muchos estilos de reuniones que un líder puede organizar. Un verdadero problema para los talentos es cuando no conocen si poseen el espacio ideal para participar.
Cuidado con los sesgos culturales, tenemos un artículo en el que hablamos al respecto.
Un ejemplo práctico de muchas de estas situaciones en reuniones o juntas.
Imaginemos por un momento una reunión común entre los talentos del departamento de marketing, donde (Carlos, Miguel y Faviola) están presentes. El tema a tratar es "las temáticas de artículos para el blog".
Todos saben esto antes de entrar en la reunión, pero ¿Qué pasa si Carlos conoce otro problema adicional a las temáticas del blog? Como que algunos enlaces están rotos internamente en los post, pues probablemente se ahorre mencionarlo. Esto es un sesgo frecuente y que puede afectar mucho la productividad de las reuniones.
El conocimiento único puede desafiar las ideas convencionales, pero si no se encuentra el espacio ideal para expresarlo, puede conducir a la desaprobación social. Un buen líder que conoce y puede gestionar bastante bien a sus talentos, logra mantener ese equilibrio necesario, además de forjar los espacios de participación activa.
Motivos por los que tus talentos guardan silencio en las reuniones
- Cuando el equipo no tiene experiencia del tema: puede que el motivo de la reunión sea discutir sobre un módulo del frontend de la web de la empresa, pero el desarrollador encargado no está presente o llego tarde. Este tipo de situaciones hará que las personas involucradas guarden silencio por no tener las calificaciones para responder a las preguntas que surjan.
- Cuando solo el gerente toma decisiones: si solo los gerentes o líderes toman decisiones, y abruptamente se hacen reuniones para luego obtener más ideas, se obtendrá mucho silencio como respuestas por parte de los talentos. No se verán involucrados en los proyectos e incapaces para pensar en cómo ayudar.
- No se han implementado las soluciones de reuniones anteriores: puede que los equipos tengan retrasos en implementar decisiones anteriores sistemáticamente, esto hace que los miembros se vuelvan pasivos. Por lo general, se preguntan ¿Será otra reunión parecida a la anterior? Y deciden solamente esperar cómo transcurre.
- Tienen miedo a ser ridiculizados: aunque la conversación asertiva es lo ideal para eliminar esos miedos a participar y compartir tus dudas, pocos talentos conocen de la misma y la usan a su favor. Callar y esperar a que hablen los demás compañeros, que parecen ser más seguros de sí mismos, es algo que suelen hacer tus talentos. La motivación y confianza es importante en este punto.
- Un mal momento para agendar una reunión: puede que tus talentos ya tengan asignadas muchas tareas, estén en un proceso que necesita mucha atención o han hecho varias llamadas en un mismo día. Gestionar mejor el tiempo puede evitar que colapsen de reuniones y pierdan la motivación de participar en las mismas.
- Miedo a un colega tóxico o un líder extremadamente exigente: cuando hay que pagar un precio por solamente expresar tus pensamientos, prefieres el silencio. Esto pasa con los talentos que se ven afectados con falta de seguridad, además de contar con líderes muy rígidos o compañeros trolls.
Soluciones para los posibles motivos de silencio
¿Obtendremos las respuestas necesarias con los presentes en la reunión? Si no es el caso, podemos posponer y agendar para otro momento. No es prudente forzar a resolver problemas a muchos de los talentos que no están 100% involucrados con los procesos.
- Los gerentes o líderes, pueden involucrar más a los talentos. Lo ideal es preparar con antelación un par de opciones donde la crítica de los participantes sea un pilar fundamental. Muchos con experiencias o buenas ideas se animarán a participar.
- Hay que evaluar las tareas asignadas de cada reunión y darles seguimiento. Una reunión debe siempre llevar un propósito, pero si arrastramos los propósitos de las reuniones anteriores, no estamos avanzando en ningún sentido. Se planifica, se ejecuta y luego se evalúa o miden resultados. Esto hará tus reuniones más productivas.
- Ofrece seguridad a tu equipo, sobre todo como líder. Que se animen a pasar a escribir sus ideas al pizarrón virtual o también a contar alguna anécdota. Puedes ser flexible y utilizar la escucha activa a tu favor.
- Investiga antes de asignar reuniones o encuentros la disponibilidad de tu equipo. Puedes encontrar que sea en un momento más tranquilo y sin distracciones, incluso si ya se pautó o es de urgencia, poder hacerla más corta y preguntar el estado de cada uno de los participantes en el proceso, seguro los animará a participar más.
- Las normativas y reglas deben ser claras. Prohibir las críticas (no constructivas) que puedan afectar a cualquiera o el troleo interno, es vital para cada reunión. Puede hacerse uso del anonimato en muchas ocasiones para compartir ideas y lograr crear un ambiente más seguro para todos.
Promover las reuniones con lluvias de ideas puede animar a muchos talentos a participar un poco más, una vez capitalicen esas propuestas críticas notarán que su aporte está siendo tomado en cuenta. Los mantendrá motivados y siendo partícipes de sus reuniones exitosas.
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