¿Cómo se organiza el tiempo en el trabajo virtual? ¿A qué se le dedica más tiempo? ¿Qué es lo prioritario y qué no lo es? ¿Cómo puede apreciarse la productividad de la gestión en el trabajo remoto? Son preguntas que están en boga en nuestro tiempo y a las que trataremos de dar respuesta.
En principio comenzaremos diciendo que la gestión del tiempo es el proceso mediante el cual el trabajador divide su tiempo de trabajo, sea este diario, semanal o mensual, entre el total de tareas que le son asignadas. Y dependiendo de la eficiencia con la que esto se haga, así será la productividad de la labor.
Una primera estrategia, ideada por el presidente Dwight Eisenhower, nos propone que hagamos una matriz para la gestión del tiempo, en donde dividamos las tareas que tenemos pendientes en función de su URGENCIA y de su IMPORTANCIA.
Entendiendo como tareas urgentes, aquellas que reclaman de nosotros una máxima concentración y atención y que deben ser resueltas de forma inmediata, independientemente de lo que nos presionen y/o de su grado de dificultad.
Y las tareas importantes son las que, sin ser necesariamente urgentes, contribuyen al cumplimiento de nuestros objetivos en el mediano y en el largo plazo y que no debemos descuidar, pues de no hacerlo se convertirán en urgentes y nos harán vivir en permanente estrés.
Una matriz que nos genera 4 cuadrantes:
1) Tareas Urgentes e Importantes.
2) Tareas No urgentes e Importantes.
3) Tareas Urgentes y No Importantes.
4) Tareas No Urgentes y No Importantes.
Una división de tareas nos llevará a concentrarnos en las tareas del Cuadrante 2, el de las tareas No urgentes pero Importantes. Las tareas que podemos planificar, actuando preventivamente y aprovechando las oportunidades, y que nos permitirá mantener bajo control o reducir en la medida de lo posible las tareas del Cuadrante 1, es decir, las que son urgentes e Importantes.
División que nos permitirá eventualmente delegar o posponer las tareas que siendo urgentes no son Importantes, las del Cuadrante 3, y descartar las que no son ni urgentes ni importantes (Cuadrante 4), haciendo más llevaderas las tensiones naturales del trabajo y la toma de decisiones.
Otra estrategia valiosa que podemos utilizar para gestionar el tiempo de forma exitosa es considerar las tareas pendientes basándose en 4 criterios básicos para la productividad, a saber:
1) Organización: Cómo divido, distribuyo y proceso el trabajo pendiente en función de las horas y lapsos de tiempo de los que dispongo para realizarlo.
2) Información: Cómo manejo la información, de manera de poder acceder a ella de la forma más rápida y expedita.
3) Automatización: Qué recursos tecnológicos puedo utilizar para hacer mejor y en menos tiempo determinada tarea (habilidades digitales).
4) Distracciones: Qué cosas me distraen y cómo puedo mantenerlas bajo control.
Y lógicamente, la analítica, que es la herramienta fundamental con la toda empresa debe contar a la hora de evaluar el trabajo y la gestión de tiempo de sus colaboradores, más aún en el trabajo virtual o a distancia.
La analítica es la recopilación y análisis de toda la información que las empresas llevan del desempeño y productividad de sus talentos. Ella permite:
1) Seleccionar y retener el mejor recurso humano.
2) Mejorar los sistemas de retribución.
3) Conocer los rasgos y alicientes que estimulan el rendimiento del talento.
4) Detectar a los potenciales líderes de la organización.
5) Fidelizar el recurso humano.
6) Ser más eficaces en los distintos aspectos de la operación de la empresa.
Es una herramienta de recolección de datos insustituible en la gestión de proyectos remotos y en el marketing digital y ayuda a que las organizaciones se conozcan, crezcan, alcancen sus objetivos y mejoren su rendimiento.
Datos de cuya correcta interpretación dependerá que las empresas optimicen tiempo y recursos, y sin los cuales difícilmente se logrará la necesaria sinergia que ha de existir entre toda organización y sus talentos.
