El avance tecnológico no se detiene, en un mundo cada vez más digital, los documentos y las firmas también son tomados en cuenta.
Depender de la firma o sello de un documento, que tiene como destino ir a una oficina de envíos con horarios establecidos, demoras y hasta perdidas, son procesos obsoletos.
Para dar paso a los beneficios de las firmas digitales es bueno conocer qué son para empezar, en resumidas cuentas, son un dato digitalizado que puede validar credenciales en documentos. Tienen el mismo significado o validez que una firma de tinta húmeda tradicional.
Si te preguntas ¿Cómo me ofrece tranquilidad una firma electrónica? Pues usando tecnología de cifrado de clave pública, el rastro de auditoría verifica que la firma no se modificó, ofreciendo tranquilidad en los procesos.
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Una buena gestión de documentos digitales evita un montón de potenciales problemas, además es viable en la práctica laboral hoy en día.
Aunque no muchas empresas siguen utilizando archivos o documentos en papel, siempre existe la duda de si los equivalentes en digital valen la pena, por eso te contamos sobre sus beneficios.
Seguridad para tus documentos y firmas digitales
Los datos son una prioridad para cualquier empresa, para algunas hasta por encima del dinero.
Bien sea que estén almacenados en la nube o un disco duro de la empresa, existen un montón de maneras de mantener tus documentos a salvo:
- Limitaciones de acceso, asignando contraseñas fuertes que regulen el acceso.
- Encriptación, para proteger mucho más la información y el contenido interno de los mismos.
- Control de versiones, que vigilara los cambios que se realicen dentro del documento o con la firma, con fecha, hora y todos los datos necesarios.
- Cumplimiento de estándares como: UETA, HIPAA Y SOC2 que garantizan mayor seguridad también.
Tener que enviar documentos o contratos con información sensible por correo electrónico en formato no cifrado, puede ser perjudicial, es de las pocas cosas que hay que cuidar. Sin embargo, se pueden eludir muchas dificultades o estafas empleando las opciones digitales por encima del papel o la firma a bolígrafo.
Rapidez y fácil accesibilidad
Al tener acceso rápido a la información se mejoran todos los procesos, desde cualquier dispositivo (PC, móvil, tablet) se puede obtener los documentos o hacer las modificaciones.
Además de modificaciones, las búsquedas específicas de los documentos o contratos es sin tener que ir a la ubicación física o revisar entre el montón, con una buena estructura de acceso y organización se hace muy fácil la gestión de datos.
Una plataforma digital que gestione tus firmas digitales te puede ahorrar tiempo, ¿imaginas tener la firma que necesitas de forma rápida y sin errores? Pues esta es la manera.
Menos errores con redacciones de documentos y firmas digitales
Los errores en redacciones o firmas en papel pueden aumentar los costos, por temas de impresión, envío, embalaje y todo lo necesario para llevarlas a cabo. Usar las firmas electrónicas y contar con documentos digitales contribuye a disminuir el impacto financiero del error humano.
Omitiendo el método tradicional del bolígrafo y el papel, dando paso a una firma ya evaluada con estándares y un documento corregido, puedes disminuir las inexactitudes en tu empresa para estos casos.
Además, ahorras espacio físico e impulsas las credenciales ecológicas en tu empresa
Puede ser bastante complejo encontrar o transportar documentos claves cuando existe una cantidad inmensa de papel o distancia de por medio. Adecuar el espacio para almacenarlo todo es una pesadilla.
Para las empresas de trabajo remoto estas soluciones de digitalización son realmente necesarias, el esfuerzo para reducir los materiales utilizados refuerza tus aportes al medioambiente.
Si deseas saber cómo la empresa debe responder o ayudar con los problemas climáticos, te invitamos a leer este artículo.
Las firmas electrónicas se integran muy bien con las herramientas que ya estén empleando en la empresa como: PDF, Google Docs o Dropbox. Los beneficios de migrar a la digitalización efectiva son muchos, adapta tu gestión de documentos y comienza a sacarles provecho.
