A las personas, nos ha conminado a resguardarnos en nuestras casas, en un confinamiento más que necesario, procurando aplanar los más que se pueda, la curva de contagio.
Y a las empresas, las ha obligado a implementar medidas extremas para adaptarse a que sus trabajadores no estén en sus oficinas. Esta coyuntura está dando origen al experimento más grande en trabajo no presencial nunca antes visto a escala planetaria.
Sin embargo, la implementación del trabajo a distancia de forma tan apresurada pudiera no resultar todo lo beneficiosa que se espera, ocasionando problemas y derivando en circunstancias no deseadas para el mejor funcionamiento de las organizaciones.
Es una decisión que no puede tomarse a la ligera, y debe ser evaluada detenidamente. ¿Si mandamos a los empleados a trabajar a casa, qué pasará cuando les toque regresar a la oficina? ¿Qué pasará con la retención y la productividad de los colaboradores cuando se cancelen las políticas laborales remotas? ¿Aceptarán los trabajadores de buena gana que, una vez superada la pandemia, se les retiren los beneficios contractuales ya conquistados, relativos a una mayor flexibilidad laboral y a una mejor conciliación de la vida laboral con la vida familiar?
Son preguntas que requieren de una anticipada y meditada respuesta.
Y si la mayoría de las empresas que se están orientando hoy día hacia el trabajo a distancia, una vez superada la crisis deciden volver en simultáneo al trabajo presencial, ¿qué pasará con el mercado laboral, con el comercio internacional, y con la estabilidad de las corporaciones?. El impacto pudiera ser desastroso.
Son cosas que hay que detenerse a pensar.
Además, como dice Laurel Farrer, Fundadora de Remote Work Association: “No es lo mismo estar en casa durante las horas de trabajo que trabajar de forma remota de una manera que mantenga y mejore las operaciones comerciales”.
Por otra parte, debemos recordar que no todas las actividades laborales se pueden cumplir a distancia. Los trabajos de limpieza, la reparación de automóviles, la hostelería, la restauración, el transporte, la construcción y tantas otras, son actividades que inevitablemente deben cumplirse de modo presencial.
¿Qué recomendaciones nos dan los expertos en trabajo remoto?
- Conocer el caso. Para tener éxito en la implementación del trabajo remoto es importante conocer bien el negocio con el que se quiere trabajar a distancia, se deben investigar los procesos y comprender los beneficios que puedan esperarse tras la conversión. Es necesario documentarse y estudiar bien cada caso y muy crucial hay que apoyarse en métricas, sin las cuales difícilmente podremos estimar el retorno de inversión tras el de modalidad.
- Fomentar la comunicación y consolidar la confianza. Hay múltiples herramientas por las que puedes agilizar e incentivar la comunicación. Usar la premisa KISS (keep it short and simple) te garantizará que no haya pérdidas de información ni que tus colaboradores «asuman» cosas que posiblemente no sean las correctas. La confianza es un valor poderoso. Brinda seguridad al equipo y los mantiene motivados.
- Hacer acuerdos formales por escrito. El más frecuente de los errores en el que incurren las empresas al pasar de la modalidad de trabajo presencial a trabajo a distancia es no establecerlo por escrito.
- Según Sunny Zeimer, director de operaciones de Distribute, los acuerdos formales (por escrito) son la mejor manera de “garantizar que todas las partes sepan cómo realizar de manera segura y sostenible el cambio de lo físico a lo virtual”. Un buen apoyo a estos acuerdos por escrito es producir una lista de verificación de política de trabajo remoto que permita medir el cumplimiento de los mismos.
- Y muy importante, apoyarse en la experiencia de otros. Si eres un líder empresarial y quieres migrar tus operaciones a la modalidad remota, es relevante que te apoyes, que busques asesoría, en profesionales expertos en productividad virtual. Difícilmente conocerás circunstancias por las que no has pasado. ¿Cómo manejar la seguridad en el sitio de trabajo? ¿Qué hacer en caso de estancamiento profesional? ¿Cómo enfrentarte en los procesos de selección a potenciales impostores?
¿Qué debes evitar a la hora de implementar el trabajo remoto en tu organización?
- Reproducir el modelo tradicional en el trabajo a distancia. El trabajo a distancia no es un trabajo tradicional que se realiza en casa. No es lo mismo, y el no reconocerlo sin duda será perjudicial para el éxito de tu empresa. Los principios que soportan el trabajo virtual son diferentes a los del trabajo tradicional y el enfoque para realizarlo también lo es.
- Subestimar la Modalidad. El trabajo a distancia supone toda una cultura laboral nueva, con rutinas diarias para la colaboración virtual que son diferentes, y que no se comparan con el modelo tradicional, aunque se permita que los trabajadores presenciales trabajen algunos días desde casa. En el trabajo remoto lo importante no es cumplir horarios, es alcanzar objetivos, es lograr resultados y que estos sean medibles, para lo cual es necesario llevar métricas diarias y/o semanales acerca del cumplimiento de los objetivos, de las tareas ejecutadas y de los resultados. Estar al tanto de los presupuestos tecnológicos.
- Aplicar controles excesivos: No agobies a tus colaboradores con mecanismos de control que pueden tener efectos negativos. Excesos de llamadas, usar aplicaciones de timetrackers invasivos, pueden estresar tanto al trabajador, que no cumplirá los objetivos asignados.
El trabajo a distancia es sin duda una excelente alternativa para reconducir los procesos de producción y de productividad de muchos negocios en las más diversas latitudes del globo, ante contingencias como la del COVID-19 u otras que pudieran aparecer a futuro.
No obstante, su implementación no debe hacerse a la ligera y la misma requiere de estudio, de reflexión y del apoyo de empresas y de expertos conocedores del tema. Asumir el trabajo a distancia es una decisión que puede resultar altamente beneficiosa para cualquier empresa que quiera adecuarse a las demandas de los nuevos tiempos, más no así su eventual reversión.
